Het staat op de to-do-lijst van elk managementteam; veranderingen doorvoeren in het bedrijf om kosten en doorlooptijd te besparen. Waar moet je als management beginnen en hoe zorg je ervoor dat het niet alleen een begin, maar ook een succesvol einde krijgt? Ik geef je 6 tips vanuit ‘best practices’ in de markt.

In de praktijk

In de praktijk wordt er vaak een onduidelijk gedefinieerd project overgedragen aan een collega die ook niet weet hoe dit aan te pakken. Of men kiest voor korte termijn oplossingen die op de lange termijn nog meer werk met zich meebrengen, omdat ze niet goed doordacht zijn. Hoe zorg je ervoor dat alle geplande acties klaar zijn vóór de deadline? En hoe borg je dat de oplossing echt verankerd is en blijft binnen de organisatie? Ik geef je 6 tips.

Change management uitgevoerd op basis van 6 kernvragen

Het doorvoeren van veranderingen binnen een bedrijf en/of het bedrijfsproces start altijd met een duidelijke definitie van het ‘waarom’. Met behulp van deze 6 kernvragen breng je zowel op strategisch niveau als op proces niveau het veranderproject in kaart. Hoe duidelijker de beantwoording van deze vragen is, hoe groter de kans op een gestructureerd project en een succesvolle verandering.

Vragen op strategisch niveau

1. Waarom is verandering nodig?
Alle betrokkenen geven antwoord op deze vraag. Wat is het doel van de verandering? Wat willen we ermee bereiken? Het is cruciaal om het antwoord hiervan gezamenlijk in 2 zinnen te formuleren. Gedurende het project herhaal je deze 2 zinnen, zo blijven ‘alle neuzen één kant op.’

2. “Wanneer jij 3 dingen zou mogen veranderen binnen het proces, wat zou dat dan zijn?” Deze vraag stel je aan de betrokkenen binnen de organisatie

3. Wat winnen we hiermee?
Deze vraag legt een stevig basis voor draagkracht binnen de organisatie. Gaan we tijd en/of kosten besparen?

Proces niveau

4. Welke activiteiten zijn handmatig werk, overtollig werk of worden zelfs dubbel uitgevoerd?
Zo kunnen er bijvoorbeeld extra Excel sheets zijn die handmatig worden bijgehouden. Of moet men gegevens soms in twee systemen handmatig bijhouden? Waar in het bedrijf kan het efficiënter?

5. Welke handelingen in het huidige bedrijfsproces nemen de meeste doorlooptijd in beslag?
Bijvoorbeeld het wachten op goedkeuring, de overdracht naar een andere afdeling of naar een ander systeem. Het gaat hier om het in kaart brengen van onnodige wachttijd.

6. Welke controles in de bedrijfsvoering zijn belangrijk? Bekijk dit vanuit het klantperspectief; Welke controles zijn voor hen belangrijk? Het kan hier gaan om bijvoorbeeld: de juiste kwaliteit van product, specifieke gewichten of afmetingen, registratie serienummers, certificaat document, keuringsrapport, etc.

Geef structuur aan je veranderproces

Wanneer antwoord is gegeven op alle kernvragen, dan kun je gericht aan de slag. Het is duidelijk geworden waar knelpunten zitten en verbeteringen nodig zijn. Vaak bestaat de uitkomst uit meerdere projecten. Start met de projecten die het meest opleveren door te prioriteren. Let daarbij wel op de juiste volgorde, indien er sprake is van onderlinge afhankelijkheid. Stel per project een doorlooptijd en deadline vast en maak iemand verantwoordelijk voor de uitvoering.

Set a goal and make it happen!

Met deze werkwijze zijn de verbeterpunten samen met het team opgesteld en is er dus een breed draagvlak binnen de organisatie. Iedereen weet wat wordt gedaan, waarom het wordt gedaan en wat het op gaat leveren. Dat is de weg naar een succesvolle verandering. Alleen zó zorg je voor een goed gefundeerde aanpak en verbetering van de bedrijfsprocessen.

Kies voor een onafhankelijk expert

Als onafhankelijk expert zorg ik voor een frisse kijk en geef ik advies vanuit expertise. Voor het doorvoeren van veranderingen gebruik ik een wereldwijd beproefde methodiek; Lean Six Sigma. Ik ben Lean Six Sigma gecertificeerd en gespecialiseerd in Changemanagement in combinatie met alle ERP vraagstukken, zoals:

–  Selectie van de juiste ERP-software (begeleiding bij keuzetraject)
–  Digitalisering van logistieke processen (barcodering, tablets)
–  Digitalisering van productie processen (stuklijsten, productieplanning, digitale fabriek)
–  Order to Cash (juiste facturatie van alle orders)
–  Leverbetrouwbaarheid (doelstelling: 99% op tijd leveren)
–  Voorraad beheer (optimale bestelniveaus, incourante voorraad, ABC analyse)

Daarnaast ben ik zetbaar voor interim Supply chain managementprojecten en beschikbaar in het netwerk van experts van Proposo. Wil je hierover meer weten? Laten we kennismaken!