Grip op inkoop

In deze blog neem ik het onderdeel inkoop onder de loep. Wanneer een bedrijf meer grip heeft op de inkoop dan zorgt dit immers voor efficiëntie op het gebied van kostenmanagement, voorraad en levertijden. De focus ligt hierbij op het correct, compleet en eenduidig laten verlopen van het inkoopproces. Meer grip op inkoop zorgt voor betrouwbaarheid, betere marges en tevreden klanten!

Management by exception

Hoe pak je dit als bedrijf aan? Het krijgen van meer grip op de inkoopprocessen verloopt via ‘management by exception’; waarbij de gewone bedrijfsprocessen volgens afgesproken werkwijze verlopen en waarbij men zich alleen nog maar richt op de uitzonderingen. Deze uitzonderingen worden in kaart gebracht en verwerkt in een zogenaamd GRIP-dashboard.

Controleren van de juistheid van de gegevens

Om afwijkingen en/of uitzonderingen in kaart te brengen worden de volgende inkoop onderdelen gecontroleerd op juistheid:

Juistheid van Stamgegevens:

• Juiste hoofdleveranciers
  (de goedkoopste, of die met kortste levertijd)
• Juiste omrekenfactoren
  (lengtes/meter, doos/stuks, plaat/m2, etc.)
• Juiste kostprijzen
  (o.a. gebaseerd op actuele inkoopprijs)

Juistheid van Bestellingen:
Welke bestellingen staan nog open, waarbij leverdatum verlopen is.

 Juistheid van Inkoopfacturen:
Opvallende journaalposten in de boekhouding op de rekening prijsverschillen.

Voorbeeld GRIP-dashboard

Resultaat; meten is weten

De verzamelde gegevens worden verwerkt in het GRIP-dashboard. Dit dashboard geeft duidelijk inzicht in het aantal/percentage afwijkingen. Het doel van het verkrijgen van meer grip op de inkoop is het laten afnemen van het aantal en de grote van de afwijkingen.

Dit wordt bereikt door samenwerking binnen de organisatie tussen de afdelingen inkoop, verkoop, finance en logistiek. Het GRIP-dashboard zorgt ervoor, dat alle inkoopprocessen met de juiste gegevens en volgens de afgesproken processen, verlopen en er tijdig kan worden bijgestuurd wanneer nodig.

Daardoor:

• heeft de productie afdeling een betrouwbare aanvoer van grondstoffen,
• heeft de verkoop afdeling een betrouwbare aanvoer van verkoopartikelen,
• heeft de financiële administratie een betrouwbare basis voor alle inkoop- en voorraad journaalposten.

HVD – Partner in Projects; grip op inkoop

Het krijgen van meer grip op de inkoop is een procesoptimalisatie project dat zich snel terugverdient. Met een gestructureerde aanpak levert HVD – Partner in Projects een onafhankelijke kritische blik op dit deel van het bedrijfsproces en zorgt voor een succesvolle uitvoering, waarbij er draagvlak is binnen alle lagen van de organisatie. Benieuwd of dit ook voordelen voor uw bedrijf oplevert? Laten we vrijblijvend kennis maken; stuur een mail aan hans@hvd-partnerinprojects.nl of bel me 06 – 2146 3797.