Karen van den Berg – Tromp (general manager Audipack) vertelt over de procesoptimalisatie bij Audipack en de samenwerking met HVD – Partner in Projects om dit voor elkaar te krijgen.

De afgelopen jaren waren roerig bij Audipack. Corona, een nieuw operationeel manager in de directie, persoonlijke omstandigheden, procesmatige onduidelijkheden en een softwareprogramma waar ze niet goed mee uit de voeten konden zorgden voor onrust. Het was duidelijk dat er iets moest veranderen.

Alexander van de Pol (Pol Heteren bv) adviseerde Karen en Julian van den Berg om Hans van Daelen van HVD – Partner in Projects in te schakelen. Onder het motto “Eerst organiseren dan automatiseren” heeft hij bij Pol Heteren bv het proces op succesvolle wijze geoptimaliseerd en geadviseerd over systeemimplementatie.

Karen van den Berg – Tromp (general manager Audipack) vertelt; “Eigenlijk waren we bij Audipack op zoek naar een consultant die verstand had van softwareprogramma Exact. In het eerste gesprek met Hans vroeg hij ons of we een Exact consultant zochten of dat we op zoek waren naar een consultant die verbeteringen aanbrengt in de organisatie van de processen. Daar legde hij de vinger op de zere plek.”

“Om advies te geven over welke systemen te implementeren moet eerst de data op orde zijn.”

“Deze volgorde is belangrijk. We besloten HVD – Partner in Projects in te schakelen als samenwerkingspartner. Ik denk dat het als bedrijf altijd waardevol is om te investeren in het verbeteren van de bedrijfsprocessen. Hoe waardevol, daar kwamen we achter tijdens onze samenwerking met HVD – Partner in Projects.”

“We merkten dat we in het proces tegen iets aanliepen. Maar waar dit nu precies zat? En waar te beginnen? We hadden geen idee… De expertise van Hans werd hier direct zichtbaar. Hij startte met de zogenaamde: ‘Brown paper sessies’. Tijdens deze sessies wordt elk deel van onze processen doorgesproken. Van de klant die belt tot en met wanneer het product de fabriek verlaat.

Hans sprak zowel individueel als in groepsvorm met de verschillende afdelings-verantwoordelijken om de processen in kaart te brengen. Tijdens de groepssessies was er steeds één persoon van elke afdeling aanwezig; dus één van verkoop, één van administratie, één van logistiek, één van productie, etc. Van elk onderdeel is het complete proces besproken. Er is dieper ingegaan op de vraag of deze processen ook werken op deze manier? Wat speelt er? Wie doet wat? Welke systemen worden gebruikt? Waar zitten de knelpunten?

Wat achteraf erg waardevol voor mijzelf is geweest is dat hij mij als directielid hier ook bij heeft aangehaakt. Dit gaf mij verdieping en inzicht.”

“Met de brown-paper-sessies ontstond er nog iets; interactie tussen de afdelingen. Het begrijpen van elkaars processen en meedenken over mogelijke oplossingen zorgde voor draagkracht tijdens de optimalisatie van de processen. Er ontstond teamspirit!

Het samen bezig zijn met hele proces en niet alleen het eigen proces geeft ongelooflijk veel inzicht. We zagen ook dat er processen waren omgebouwd naar een eigen werkwijze wat vervolgens problemen veroorzaakt in de keten.”

“Wat typerend is voor de HVD-werkwijze is het meekrijgen van mensen in verandering. Het samen gestructureerd werken aan verbetering.”

“De knelpunten die tijdens het in kaart brengen van de verschillende processen naar boven kwamen zijn gecategoriseerd op prioriteit. Deze zijn vervolgens in kleine projectgroepen onder leiding van Hans opgepakt. De werkwijze van Hans is heel planmatig en gestructureerd. Hij houdt steeds een vinger aan de pols en zorgt ook voor echte vooruitgang.”

“Voor mij persoonlijk, maar ik weet ook voor veel van de collega’s, heeft het me veel inzicht gegeven. We zijn nog niet klaar, maar doordat ik beter weet welke processen er zijn en welke belangen daarbij horen, kan ik kritischere vragen stellen. En daardoor ook beter doordachte beslissingen nemen.”

“De rol van HVD – Partner in Projects is in de afgelopen periode wel veranderd. Het is een meer ondersteunende rol geworden in het MT. Wij betrekken hem bij veel managementbeslissingen, Hans biedt ons een onafhankelijke kritische blik. Het is erg fijn iemand als Hans te hebben als sparringpartner.”

“Hans is voor ons van onschatbare waarde. Wij hopen nog lang van zijn expertise gebruik te mogen maken. Hij is onze vraagbaak, de verbindende factor. Hij zorgt dat er wat gebeurt en weet mensen te stimuleren en motiveren uit zichzelf aan te pakken.”

“Samenwerken met Hans van HVD – Partner in Projects kan ik iedereen aanbevelen”, aldus een enthousiaste Karen van den Berg – Tromp. Hij is integer, loyaal en accuraat. Een hardwerkende multi-tasker die weet waar hij het over heeft. Hij is de verbindende en motiverende factor; de suiker in de thee!”

“Zijn onafhankelijke en kritische bijdrage maakt de procesoptimalisatie van elk bedrijf succesvol.”

“Investeren in procesoptimalisatie is voor ons erg waardevol geweest. Het resultaat van de inmiddels doorgevoerde procesverbeteringen is duidelijk zichtbaar. Audipack is klaar voor de toekomst!”

Over Audipack

Audipack, gevestigd in Moerkapelle, is een dynamisch, middelgroot familiebedrijf gespecialiseerd in het ontwerpen en produceren van flightcases, tolkencabines en montage-oplossingen voor de professionele AV branche. Kwaliteit, creativiteit en klantgerichtheid zijn de kernwaarden van Audipack.  

www.audipack.com